Online belastingaangifte : 4 dingen die je als digihelper kunt doen voor digitaal kwetsbare doelgroepen

Het is lente! De periode van het jaar waarin bloemknoppen openbloeien, terrasjes lekker vol zitten (als de zon zich ten minste laat zien) en nog zoveel meer.  En een van die andere dingen is … het invullen van onze belastingaangifte!
Woon je in België? Dan heb je tot eind juni de tijd om je papieren aangifte in te vullen en tot half juli voor de online aangifte via Tax-on-web.

Je hebt dus wat extra tijd om alles af te ronden als je ervoor kiest om je aangifte online in te vullen. Handig meegenomen! Maar wat zijn de andere voordelen van een online aangifte?

• Bepaalde gegevens op je aangifte zijn vooraf al ingevuld.
• Je kunt gebruikmaken van hulpmodules om de verschillende rubrieken in te vullen.
• Je kunt het bedrag van je belastingen meteen laten berekenen.
• Je kunt de aangifte voorlopig opslaan, waardoor je ze online in meerdere keren kunt invullen voordat je ze doorstuurt.
• In MyMinfin kun je de status van je belastingaangifte zien.

Zoals je ziet heeft de online belastingaangifte heel wat voordelen. Maar is ze voor iedereen weggelegd? In België heeft naar schatting 46% van de huidige bevolking een beperkte digitale kennis. Er is dus echt nood aan ondersteuning bij het online afhandelen van administratieve verplichtingen. Wat de online belastingaangifte betreft is het belangrijk dat de sociale actoren een overzicht hebben van de verschillende beschikbare middelen, de mogelijke ondersteuningsmethoden en vooral dat ze stress vermijden door kort op de bal te spelen! In dit artikel leggen we alles van naald tot draad voor je uit!

Waar moet je op letten als je als digitaal coach iemand helpt bij het invullen van zijn belastingaangifte?

Helpen is goed, maar helpen door jezelf te beschermen is nog beter! We geven je hier graag enkele tips om iemand te helpen, zonder jezelf in een gevaarlijke situatie te brengen:

1. Beperk je rol. Maak duidelijk dat je digitaal kunt helpen, maar dat je geen boekhouder of fiscaal specialist bent!
2. Stel duidelijke grenzen. Wees duidelijk over wat je wel en niet kunt doen. Dit is een keuze die je individueel of als team moet maken.
3. Bescherm jezelf. Momenteel is er geen wettelijk kader voor de begeleiding van digitale coaches, waardoor online administratieve verplichtingen er niet gemakkelijker op worden. Anderzijds staat niets je in de weg om de persoon die je begeleidt een document met duidelijke afspraken rond je tussenkomst te laten ondertekenen. Dat document heeft geen juridische waarde maar kan vervelende situaties vermijden.

Vier concrete pijlers om als digitaal coach te helpen bij een online belastingaangifte

Als digitaal coach kun je verschillende dingen doen om mensen met een verschillende digitale kennis te ondersteunen. Ruwweg kunnen we hierin vier pijlers onderscheiden:

1. Informeren en behoeften vaststellen: een essentiële eerste stap
2. Oriënteren: doorverwijzen naar de diensten van een specialist ter zake
3. Ondersteunen: tijdens een gesprek
4. Coachen: een langetermijnaanpak naar zelfstandigheid

Pijler 1: Informeren op jouw locatie en behoeften vaststellen

Dit is het eenvoudigste en misschien wel het belangrijkste deel!
Denk bijvoorbeeld aan het stellen van vragen aan de personen die bij je langskomen en van je diensten gebruik willen maken.
Hoe ga je dit jaar je aangifte invullen? Heb je je aangifte al ooit online ingegeven? Hoe meld je je aan op de online administratieve diensten? Met je itsme-account? Met je eID en een kaartlezer? Met de pincode van je eID? Ken je de uiterste datum waarop je je aangifte moet indienen?

Met die vragen kun je bepalen welke mensen je hulp nodig hebben en op basis daarvan aangepaste ondersteuning aanbieden. Hoe sneller je hiermee begint, hoe makkelijker het wordt om de bevoegde diensten aan te spreken.

Op de website van de FOD Financiën vind je ook de nodige toelichting en documenten en een overzicht van de belangrijkste informatie om je aangifte 2023 in te dienen.

Pijler 2: Oriënteren naar de bevoegde diensten van de FOD Financiën

Bied je geen specifieke ondersteuning voor de online belastingaangifte?
Wil je de mensen doorverwijzen naar specialisten die de procedures als hun broekzak kennen? De FOD Financiën biedt verschillende ondersteunende diensten om burgers te helpen hun belastingaangifte online (en op papier) in te vullen. Speel echter kort op de bal en tref de nodige voorbereidingen om mensen van deze diensten gebruik te laten maken. Hieronder vind je een overzicht van de aangeboden ondersteuning:

• Telefonische ondersteuning via het nummer 02 572 57 57 (toets 17001 voor Nederlands, toets 17002 voor Frans) om al je vragen te stellen en je aangifte zelfstandig in te vullen.
• Telefonische afspraak om te helpen bij het invullen van de belastingaangifte.
• Afspraak ter plaatse in de kantoren van de FOD Financiën.
• Hulp ter plaatse in je gemeente tijdens invulsessies met medewerkers van de FOD Financiën (lijst van gemeenten die afspraakmomenten organiseren).

Ook andere mensen kunnen helpen. Denk bijvoorbeeld aan familieleden maar ook aan erkende en bevoegde specialisten. Naargelang de behoeften kun je ook doorverwijzen naar:

• Een familielid dat kan helpen
• Een vrijwilliger van een organisatie zoals Similes
• Een voorlopig bewindvoerder die de aangifte doet met de eID-kaart van de beschermde persoon of via een mandaat als de voorlopig bewindvoerder een professional is (advocaat, notaris, boekhouder, enz.).

Als er regelmatiger nood is aan ondersteuning, is het aangewezen om een beroep te doen op een voorlopig bewindvoerder en een aanvraag in te dienen bij een vrederechter om de ondersteuning te formaliseren en de procedures te vergemakkelijken. Wil je een aanvraag indienen? Dat kan online op de website van het Centraal register van bescherming van de personen.

Pijler 3: Hulp bij het oplossen van dringende situaties

Binnen je organisatie heb je misschien individueel of als team besloten om mensen te helpen hun belastingaangifte online in te dienen. We raden je aan om die hulp aan te bieden tijdens een individueel gesprek, dat beter geschikt is om financiële vragen te beantwoorden. Vraag de persoon bij het maken van de afspraak om op de dag zelf de volgende zaken mee te nemen:

• eID-kaart met pincode OF actief itsme-account
• Loonfiches (beschikbaar in MyMinfin > Mijn documenten en in Tax-on-web)
• Pensioenfiches (beschikbaar op MyPension.be of in MyMinfin > Mijn documenten en in Tax-on-web)
• Attesten voor giften, kinderopvangkosten, hypotheekleningen (Meestal -maar nog niet allemaal- beschikbaar in MyMinfin > Mijn documenten en in Tax-on-web)

[Kaderstuk: Pincode van je eID verloren of vergeten?]
Is de persoon die je begeleidt de pincode van zijn eID verloren of vergeten? In dat geval dient hij een nieuwe pincode aan te vragen bij de gemeente en ervoor te zorgen dat hij de nieuwe pincode vóór jullie afspraak heeft. Vergeet niet dat de procedure enkele weken kan duren. Vergeet ook niet dat het verlies van de pincode van een eID geen geldige reden is om een belastingaangifte online later in te dienen.

Denk ook na over de manier waarop je de begeleiding gaat aanpakken. Doe ik dingen voor of samen met de persoon? Laat ik hem dingen doen en kijk ik alleen toe?
Om de juiste methode te kiezen, is het ook belangrijk dat je het digitaal profiel van de persoon kent. Hulp nodig om te weten hoe je de begeleiding moet aanpakken? Raadpleeg onze module Hoe ondersteun je mensen met digitale moeilijkheden? en/of Hoe voer je een digitale diagnose uit met 1, 2, 3 digit?

Zelfs als hulp bij de online belastingaangifte niet tot je diensten behoort en je gewend bent mensen voor deze vragen door te verwijzen naar andere actoren, kan er een beroep op je worden gedaan om dringende situaties op te lossen. En zodra de deadline dichterbij komt, blijven dringende vragen voor hulp vaak niet uit. De bovenstaande tips komen dan ook goed van pas!

Pijler 4: Coachen naar zelfstandigheid … het volgende jaar

Heb je een langetermijnvisie en wil je mensen die je hulp vragen, helpen om (steeds meer) zelfstandig te worden op digitaal vlak? Waarom zou je het in de opleidingen die je aanbiedt dan niet hebben over Online financiën? Uiteraard vergt dit enige voorbereiding. Het is zo goed als onmogelijk om een training aan te bieden waarbij het de bedoeling is om twee dagen voor de deadline de aangifte zelfstandig in te vullen. In dat geval is het beter om de persoon te begeleiden (voordoen, samen doen of laten doen). Anderzijds kan een training vanaf februari/maart nuttig zijn en biedt de FOD Financiën verschillende hulpmiddelen die als ondersteuning kunnen worden gebruikt.

• Tax-on-web Training: Gebruik deze simulator om een belastingaangifte in te vullen met behulp van fictieve belastingbetalers.
• Tax-calc: Met deze tool krijg je anoniem een raming van je belastingbedrag, zonder vooraf ingevulde gegevens of hulp bij het invullen (gegevens handmatig in te vullen). De tool is dan ook een handige testomgeving voor een training.
• Het YouTube-kanaal van de FOD Financiën: je vindt er instructiefilmpjes en tutorials om tijdens een workshop of zelfstandig te gebruiken.

Vergeet niet dat er nog andere vaardigheden dan het invullen van gegevens op Tax-on-web nodig zijn om 100% zelfstandig een aangifte in te vullen. De uitdaging voor mensen met de minste digitale kennis is al om zich aan te melden op MyMinfin en toegang te krijgen tot hun online belastingaangifte op Tax-on-web.
Afhankelijk van de behoeften van de mensen die je ondersteunt, kun je overwegen deze elementen in je trainingsprogramma op te nemen. Hulp nodig om je opleidingstraject uit te stippelen? Surf naar het platform van 123 Digit en bekijk de modules die afgestemd zijn op absolute beginners:

• Hoe zoek je iets op via het internet?
  Hoe surf je op het internet?
• Je account aanmaken op itsme via je eID
• Inloggen op onlinediensten via CSAM
• Hoe vul je een webformulier in?

Meer weten? Bekijk onze webinars

Webinar: Hoe kan ik anderen helpen met de online belastingaangifte?

• Replay
• Ondersteunend materiaal (pdf om te downloaden)

Webinar: Nieuwigheden in de online belastingaangifte in 2023

• Replay
• Ondersteunend materiaal (pdf om te downloaden)

Raadpleeg ook de toolkit van de FOD Financiën over hulp bij de belastingaangifte.

Dit artikel is opgesteld in samenwerking met de FOD Financiën.